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Event-Budget im Griff behalten — Plan vs. Ist live
Budget-Kontrolle braucht drei Dinge: feste Kategorien (Catering, Personal, Material), Plan- und Ist-Werte pro Posten und Live-Eingabe statt nachträglicher Erfassung. Ein Mobil-Eintrag im selben System spart die Excel-Pflege.
Durchschnitt Budget-Overrun ohne Tracking
12–18 %
Mit Live-Tracking
< 4 %
Warnung bei Überschreitung
ab 10 % Plan
Schritt für Schritt
- 1
Plan-Budget pro Kategorie
Catering, Personal, Material, Marketing, Sonstiges. Verschachteln mit Unterposten erlaubt.
- 2
Belege per Foto erfassen
Helfer scannt vor Ort, OCR liest Summe, Posten zugeordnet — keine Sammlung am Saal-Ende.
- 3
Live-Dashboard für Veranstalter
Pro Kategorie Plan, Ist, Differenz. Farbcodierung ab definierten Schwellen.
- 4
Abschluss-Bericht automatisch
Nach Event PDF mit Übersicht für Vorstand / Geschäftsführung — ohne Nach-Tippen.
Häufige Fragen
- Können mehrere Helfer Belege eintragen?
- Ja. Rollen-basiert: Einkäufer dürfen erfassen, nur Schatzmeister freigeben.
- Was, wenn ein Posten doppelt erfasst wird?
- Duplikat-Erkennung auf Datum + Betrag + Lieferant. Vor Freigabe Warnung.
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