Von Anmeldung bis Warteliste. Begriffe verstehen und direkt im eigenen Ablauf einordnen.
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A
Anmeldelink
Die URL, über die Gäste sich für ein konkretes Event anmelden — eindeutig pro Event, oft mit Tracking.
Anmeldelinks haben oft einen Slug pro Event (`/events/sommerfest-2026`). Personalisierte Links können vorausgefüllte Felder enthalten. Drei Praxis-Regeln: kurz halten, in Mail und Social-Media-Posts wiederverwenden, Tracking-Parameter nur mit Einwilligung.
Anmeldeschluss
Der Zeitpunkt, bis zu dem ihr Rückmeldungen für die Planung braucht.
Ein Anmeldeschluss hilft, Mengen, Plätze und Aufgaben rechtzeitig festzulegen. Nennt ihn in der Einladung und erklärt, an wen sich Gäste mit einer späteren Änderung wenden können. Eine Rückmeldefrist ist nicht automatisch der Beginn des Events.
Anmeldung
Der Vorgang, bei dem Gäste ihre Teilnahme an einem Event über ein Formular oder einen Link bestätigen — mit oder ohne Bezahlung.
Eine Anmeldung erfasst mindestens Mail und Namen. Bei kostenpflichtigen Events kommt eine Bezahlung dazu, bei kostenlosen reicht eine Bestätigung. Im Sinne der DSGVO ist die Anmeldung der Rechtsgrundlagen-Anker (Art. 6 Abs. 1 lit. b — Vertragsdurchführung). Praxis: getrennte Felder für Einwilligungen (Foto, Newsletter), niemals als Pflicht koppeln.
Audit-Log
Eine chronologische Aufzeichnung aller Änderungen an einem Datensatz — wer wann was geändert hat.
Audit-Logs unterstützen die nachvollziehbare Klärung von Fragen wie „Wann wurde die Adresse geändert?" oder „Wer hat die Einwilligung erfasst?". Aufbewahrung und Zugriff müssen sich nach Zweck, Rechtsgrundlage und Löschkonzept richten.
Auftragsverarbeitung
Vertragliche Vereinbarung (AV-Vertrag) nach Art. 28 DSGVO zwischen Verantwortlichem und Dienstleister.
Der AV-Vertrag regelt, wie ein externes Tool oder Hosting-Anbieter mit personenbezogenen Daten umgeht. Pflichtinhalt: Zweck, Umfang, Subunternehmer, Sicherheitsmaßnahmen, Löschung. Ohne AV-Vertrag verstößt jede Nutzung eines externen Tools gegen die DSGVO.
Das gedruckte oder digitale Namensschild eines Event-Teilnehmers — meist mit Name, Rolle und QR-Code.
Badges dienen Identifikation, Zugriffskontrolle und Lead-Retrieval. Digitale Badges (Apple/Google Wallet) reduzieren Druckaufwand und sind aktualisierbar. Druck-Badges auf 80 g Papier oder PVC. Lesbar ab 2 m, Schriftgröße mindestens 48 pt für den Namen.
Briefing
Eine kurze gemeinsame Vorbereitung auf Aufgabe, Ablauf und Zuständigkeiten.
Beim Event-Briefing klärt das Team, was als Nächstes passiert, wer welche Aufgabe übernimmt und wie Rückfragen weitergegeben werden. Für den Empfang zählen zum Beispiel der aktuelle Einlassstand und eine erreichbare Kontaktperson. Ein kurzer Probelauf ergänzt die schriftlichen Informationen.
C
Catering
Verpflegungs-Dienstleister für ein Event — vom kalten Buffet bis zur Vollverpflegung.
Catering-Briefing braucht: Gäste-Zahl + 5 % Puffer, Diät-Aufstellung pro Tisch oder Slot, Service-Zeiten, Allergien, Getränke-Plan. Vorlauf typisch 72 Stunden, bei Premium 14 Tage. Schnittstelle zur Gästeliste: Excel-Export reicht selten — automatischer Versand mit Diät-Aggregat ist Standard.
Check-in
Der Vorgang am Eingang, bei dem Gäste registriert werden und ihren Eintritt bestätigt bekommen.
Check-in über QR-Code dauert pro Person 4 Sekunden, manuell mit Liste 45 Sekunden. Mehrspur-Aufbau ab 100 Gästen. Offline-Modus für instabile WLAN-Standorte ist Pflicht — Gäste warten nicht. Die Echtzeit-Übersicht zeigt Auslastung pro Spur.
Check-out
Optionaler Vorgang am Event-Ende, bei dem das Verlassen erfasst wird.
Check-out ist relevant für Anwesenheits-Nachweise (z. B. Weiterbildung), Sicherheit (Notfall-Listen) oder Lead-Tracking (Sponsoren). Bei normalen Vereinsfesten meist nicht nötig.
CSV-Export
Datei-Format zur tabellarischen Übertragung von Gäste- oder Anmelde-Daten zwischen Systemen.
CSV (Comma-Separated Values) ist der kleinste gemeinsame Nenner zwischen Tools. Häufige Felder: Mail, Name, Anmelde-Datum, Status, Diät, Allergien. Praxis: UTF-8-Encoding, Trenner Komma oder Semikolon, Datums-Format ISO (`2026-05-16`).
D
Datenschutz
Recht auf informationelle Selbstbestimmung — Schutz personenbezogener Daten vor unberechtigter Verarbeitung.
Datenschutz ist in DACH grundrechtlich verankert. Für Event-Veranstalter heißt das: jede Verarbeitung braucht Rechtsgrundlage, Zweck und Lösch-Konzept. Wichtige Quellen: DSGVO, BDSG (Deutschland), DSG (Österreich, Schweiz).
Diät-Wunsch
Angabe eines Gastes zu vegetarischer, veganer, glutenfreier oder anderer Speise-Vorliebe.
Diät-Wünsche sind nach DSGVO meist Gesundheitsdaten (Art. 9) und brauchen besondere Schutzmaßnahmen: Zweckbindung (nur Catering), Löschung nach Event, separater Hinweis im Formular. Aggregation an Caterer ohne Klarnamen reicht häufig.
Double-Opt-In
Verfahren zur Newsletter-Anmeldung mit zwei Schritten: Eintrag im Formular + Bestätigung per Mail-Link.
Double-Opt-In ist nach UWG / DSGVO Beleg-Standard für Newsletter-Einwilligungen. Zeitstempel + IP der Bestätigung werden gespeichert. Single-Opt-In (nur Eintrag) ist juristisch unsicher und wird von Mail-Anbietern oft als Spam-Signal gewertet.
DSGVO
Datenschutz-Grundverordnung der EU (Verordnung 2016/679) — gilt seit 25. Mai 2018.
Die DSGVO regelt die Verarbeitung personenbezogener Daten in der EU. Für Events relevant: Rechtsgrundlage pro Verarbeitung, Datensparsamkeit, Auskunfts-, Lösch- und Korrekturrechte der Betroffenen, Meldepflicht bei Datenpannen. Verstöße: bis 20 Mio. € oder 4 % Jahresumsatz.
Freiwillige, informierte, eindeutige Zustimmung einer Person zur Verarbeitung ihrer Daten.
Eine Einwilligung muss vier Kriterien erfüllen (Art. 7 DSGVO): freiwillig, informiert, eindeutig, widerruflich. Vorausgewählte Checkboxen sind unwirksam. Bei Minderjährigen sind Einwilligungsfähigkeit, Sorgeberechtigung und der konkrete Verarbeitungskontext zu prüfen. Beleg-Pflicht beim Veranstalter — Zeitstempel und Wortlaut speichern.
Event
Eine geplante Veranstaltung mit Datum, Ort, Programm und Teilnehmern — Container für alle event-bezogenen Daten.
Im Tool-Sinn ist ein Event der Haupt-Datensatz: enthält Anmelde-Liste, Programm (Sessions), Ticket-Typen, Helfer, Budget. Pro Event eine Rechtsgrundlage, ein AV-Vertrag, ein Löschplan.
Eventphase
Ein Abschnitt im Ablauf: vorbereiten, durchführen oder nachbereiten.
In der Vorbereitung stehen Entscheidungen und Rückmeldungen im Mittelpunkt. Während der Durchführung braucht das Team aktuelle Informationen und klare Zuständigkeiten. Danach werden offene Aufgaben abgeschlossen und Verbesserungen festgehalten. Die Übergaben zwischen diesen Phasen gehören zur Planung.
Excel-Chaos
Umgangssprache für die häufigste Anmelde-Hölle: mehrere parallele Excel-Versionen ohne Synchronisation.
Anti-Pattern: jede Helferin pflegt eine eigene Liste, niemand weiß, welche Version aktuell ist. Fehler-Quote 10–15 %, doppelte Einträge, fehlende DSGVO-Belege. Lösung: zentrale Anmelde-Seite + Rollen-basierte Bearbeitung.
F
Foto-Einwilligung
Ausdrückliche Zustimmung eines Gastes zur Aufnahme und Veröffentlichung von Event-Fotos.
Foto-Einwilligungen müssen pro Verwendungszweck (Newsletter, Website, Social Media, Print) separat eingeholt werden. Bei Minderjährigen sind Einwilligungsfähigkeit, Sorgeberechtigung, Verwendungszweck und einschlägiges Bildnisrecht ohne pauschale Altersgrenze im Einzelfall zu prüfen. Aushang am Eingang ist keine Einwilligung, nur Information.
G
Gastansicht
Die Darstellung eines Events aus Sicht der eingeladenen oder angemeldeten Person.
In der Gastansicht sollten Anlass, Termin, Ort und Rückmeldeweg leicht zu finden sein. Prüft sie vor dem Teilen auch auf einem Smartphone. Informationen für das Organisationsteam gehören nicht automatisch in diese Ansicht.
Gästeliste
Die vollständige Aufstellung aller Anmeldungen für ein Event mit Status, Kontakt und Zusatzinfos.
Eine moderne Gästeliste ist eine Datenbank-Sicht, kein Excel-File. Felder: Mail, Name, Status (angemeldet/eingecheckt/abgesagt), Diät, Allergien, Begleitperson. Mit dokumentierter Rechtsgrundlage und Löschplan nach dem Event.
H
Helfer
Person, die unentgeltlich oder gegen Aufwandsentschädigung Aufgaben am Event übernimmt.
Helfer-Slots werden meist mit Schichten und Stationen organisiert. Selbst-Eintrag erhöht Quote um 35 %. DSGVO: Helfer-Daten werden zweckgebunden für das Event verarbeitet, Mail und Telefon meist ausreichend. Steuer/SV-Rechtliche Relevanz ab Aufwandsentschädigung > 840 € (Übungsleiter-Pauschale).
Hybrid-Event
Event mit physischer Präsenz + parallel digitalem Streaming oder Teilnahme.
Hybride Aufbauten brauchen doppelte Anmeldewege (vor Ort vs. remote), zwei Check-in-Mechanismen und Streaming-Infrastruktur. Vorteil: größere Reichweite, geringere Reisekosten. Nachteil: technische Komplexität und Moderation auf zwei Kanälen gleichzeitig.
I
ICS-Datei
Standardisiertes Kalender-Format zur Übertragung von Terminen in Outlook, Apple Kalender, Google Kalender.
ICS-Dateien (iCalendar, RFC 5545) werden in Bestätigungs-Mails angehängt. Inhalt: Titel, Datum, Ort, Beschreibung, Erinnerung. Effekt: 18 % höhere Anwesenheits-Quote, weil der Termin sicher im Kalender steht.
K
Kalender-Eintrag
Termin in einem Kalender-System — automatisch erstellt aus ICS-Datei oder Sync-Integration.
Automatische Kalender-Einträge nach Anmeldung sind State-of-the-Art. Reduzieren No-Show, weil der Termin nicht in der Mail-Inbox vergraben bleibt.
Kapazität
Die geplante oder zulässige Anzahl von Plätzen für euren Anlass.
Kapazität kann sich auf den Raum, eine Session oder ein buchbares Angebot beziehen. Legt fest, welche Plätze tatsächlich verfügbar sind und wie Begleitpersonen berücksichtigt werden. Eine Warteliste kann spätere Rückmeldungen sammeln; sie ist noch keine bestätigte Teilnahme.
Konferenz
Mehrstündiges bis mehrtägiges Event mit Vorträgen, Workshops und meist mehreren parallelen Tracks.
Konferenzen unterscheiden sich von einfachen Events durch Sessions, Tracks, Sprecher-Verwaltung und meist gestaffelten Ticketverkauf (Early Bird, Standard, Late). Check-in mit Badge ist Standard, Lead-Retrieval für Sponsoren oft Pflicht.
Konfigurationsvorlage
Ein wiederverwendbarer Aufbau für ähnliche Veranstaltungen.
Eine Konfigurationsvorlage beschreibt zum Beispiel benötigte Module, Informationsbereiche und einen bewährten Ablauf. Sie soll in der neuen EVUSION-APP-Ausrichtung einen neuen Event leichter vorbereitbar machen. Frühere Gäste, Tickets und Zahlungen werden dabei nicht automatisch übernommen. Die Umsetzung hängt vom Freigabestand ab.
Kontingent
Ein festgelegter Umfang, der innerhalb eines Angebots zur Verfügung steht.
Ein Kontingent braucht immer eine Einheit und einen Zeitraum: etwa Teamplätze, aktive Events oder Teilnehmerplätze pro Monat. Prüft diese Angaben gemeinsam. Ein Ereignislimit und ein Teilnehmerlimit beschreiben unterschiedliche Grenzen und sollten nicht verwechselt werden.
M
Mitgliederversammlung
Gesetzlich vorgeschriebene Versammlung der Mitglieder eines Vereins (BGB § 32) mit Beschluss- und Wahlrecht.
Eine Mitgliederversammlung muss frist- und formgerecht eingeladen werden (Satzungs-Vorgabe, meist 2 Wochen). Pflichtinhalt im Protokoll: Anwesende, Tagesordnung, Beschlüsse mit Abstimmungs-Ergebnis. Seit 2022 sind hybride / digitale Versammlungen rechtlich anerkannt.
Ein auswählbarer Funktionsbereich für eine bestimmte Aufgabe im Event.
Ein Modul kann zum Beispiel Anmeldung, Kommunikation oder Check-in abdecken. In der neuen APP-Ausrichtung soll die Auswahl zum Arbeitsablauf der Organisation passen. Der jeweilige Tarif begrenzt die Auswahl; der technische Freigabestand bestimmt, was tatsächlich nutzbar ist.
N
Nachbereitung
Die Aufgaben, mit denen ihr einen Event abschließt und Erfahrungen festhaltet.
Zur Nachbereitung gehören ein Dank an Helfer, das Klären offener Aufgaben und ein kurzer Blick auf den Ablauf. Haltet Verbesserungen dort fest, wo das nächste Team sie findet. Beim Teilen von Fotos berücksichtigt ihr die vereinbarte Zielgruppe und die Wünsche der abgebildeten Personen.
Newsletter
Regelmäßige Mail-Aussendung: grundsätzlich mit vorheriger ausdrücklicher Einwilligung; ohne sie nur bei vollständig erfülltem § 7 Abs. 3 UWG.
Newsletter-Versand braucht einen dokumentierten Erlaubnistatbestand, einen Abmelde-Link und einen nachvollziehbaren Beleg pro Empfänger. Anbieter, Verarbeitungsorte und etwaige internationale Transfers müssen separat geprüft werden.
No-Show
Anmeldungen, die am Event nicht erscheinen — branchen-typisch 15–30 % bei kostenlosen Events.
No-Shows kosten Catering-Vorhalt, Sitzplätze und Stimmung. Maßnahmen: Erinnerung 24 h vorher (+18 %), Mikro-Commitment per Button, Warteliste, ggf. Anzahlung. Bei < 8 % gilt das Event als gut gesteuert.
O
Organisator
Person oder Organisation, die rechtlich für die Durchführung eines Events verantwortlich ist.
Im DSGVO-Sinn ist der Organisator meist „Verantwortlicher" (Art. 4 Nr. 7). Pflichten: Datenschutz-Erklärung, Auftragsverarbeitungs-Verträge mit Dienstleistern, Auskunfts- und Lösch-Bereitschaft, ggf. Datenschutzbeauftragter.
P
Protokoll
Schriftliche Aufzeichnung der Tagesordnung und Beschlüsse einer Versammlung — bei Vereinen rechtlich relevant.
Pflichtinhalt: Datum, Ort, Anwesende, Tagesordnung, Beschlüsse mit Abstimmungs-Ergebnis, Unterschriften (Versammlungsleitung + Schriftführung). Aufbewahrung 10 Jahre. Digitale Protokollierung während der Versammlung spart 4–6 Stunden gegenüber Nach-Tippen.
Q
QR-Code
Zweidimensionaler Barcode, der mit Handy-Kamera gescannt wird — Standard für Tickets und Check-in.
QR-Codes in Bestätigungs-Mails reduzieren Check-in-Zeit auf 4 Sekunden pro Person. Erzeugung pro Ticket eindeutig, Signatur zum Schutz vor Fälschung empfohlen. Apple/Google Wallet integriert QR direkt im Lock-Screen.
Quorum
Mindest-Anwesenheit für die Beschluss-Fähigkeit einer Versammlung — meist satzungs-vorgegeben.
Typische Quoren: 25 % der Mitglieder anwesend, einfache Mehrheit für Standard-Beschlüsse, 2/3-Mehrheit für Satzungs-Änderungen. Live-Anzeige im System verhindert Beschluss-Anfechtung mangels Quorum.
R
Registrierung
Synonym für Anmeldung — der Begriff wird in Konferenz- und Ticket-Kontexten häufig bevorzugt.
Registrierung umfasst meist mehr Felder als eine einfache Anmeldung: Firmenname, Position, Track-Auswahl, T-Shirt-Größe (bei Speaker-Bändchen). Im Tool gleicher Datensatz.
RSVP
Französisch „Répondez s'il vous plaît" — Bitte um Antwort, ob jemand am Event teilnimmt.
RSVP bedeutet hier: zugesagte oder abgesagte Rückmeldung auf eine Einladung. Bei privaten Events (Hochzeit, Geburtstag) ist das die klassische Zu- oder Absage; im Produkt entspricht es einer Anmeldung mit Status-Feld „kommt"/„kommt nicht".
S
Save-the-Date
Frühe Vor-Ankündigung eines Events mit Datum, um den Termin im Kalender zu sichern — vor der eigentlichen Einladung.
Save-the-Date wird 6–12 Monate vor dem Event versendet, ohne Programm-Details. Inhalt: Anlass, Datum, Stadt, „Einladung folgt". Bei Hochzeiten und Konferenzen Standard, bei Vereinsfesten optional.
Schicht
Zeitfenster, in dem eine bestimmte Helfer-Aufgabe besetzt sein muss.
Schicht-Definition: Station (z. B. Theke, Grill, Kasse), Zeitraum, Min/Max-Helfer, Qualifikation. Helfer tragen sich selbst ein, das System verhindert Doppel-Buchung und mahnt 24 h vorher.
Session
Ein Programmpunkt innerhalb eines Events: Vortrag, Workshop, Panel, Pause.
Sessions gehören zum Programm einer Konferenz oder eines Festivals. Pro Session: Titel, Sprecher, Zeitfenster, Track, max. Teilnehmer (bei Workshops). Anmeldung pro Session bei großen Events mit Saal-Beschränkungen.
Sitzplan
Räumliche Anordnung von Tischen und Sitzen für ein Event mit zugeordneten Gästen.
Sitzpläne haben drei Layer: Räumliche Anordnung (Tische), Gäste-Zuordnung (wer wohin), Constraint-Layer (Allergien, Konflikte, Sprachen). Drag & Drop reicht für 80 Gäste, ab 150 hilft eine Vorschlags-Logik.
Slug
URL-fähiger Kurzname eines Events oder einer Seite — nur Kleinbuchstaben, Bindestriche, keine Umlaute.
Slugs (z. B. `sommerfest-2026`) ersetzen kryptische IDs in URLs. SEO-relevant: Keyword im Slug, max. 5 Wörter, keine Sonderzeichen. Eindeutig pro Organisation.
Streaming
Live-Übertragung eines Events über Internet — meist über RTMP, HLS oder WebRTC.
Streaming für Hybrid-Events: separate Kamera-Crew oder Smartphone-Stativ. Anbieter, Verarbeitungsorte und etwaige internationale Transfers vor dem Einsatz prüfen. Auflösung 1080p, 5–8 Mbit Upload. Aufzeichnung auf Wunsch — Rechtsgrundlage und Information der Betroffenen vorab klären.
T
Teamplatz
Ein Zugang für eine Person, die in der Organisation mitarbeitet.
Teamplätze zählen die mitarbeitenden Personen und unterscheiden sich von Teilnehmerplätzen für Gäste. Für die neuen APP-Entwürfe zählt der Owner zu den vorgesehenen vollwertigen Teamplätzen. Klärt neben der Anzahl auch die Aufgaben und Berechtigungen jedes Zugangs.
Teilnehmerplatz
Eine Einheit im vorgesehenen Umfang für teilnehmende Personen.
Wie Teilnehmerplätze gezählt werden, ergibt sich aus dem konkreten Angebot und seinem Abrechnungszeitraum. Ein monatliches Kontingent ist nicht automatisch die maximale Raumkapazität eines einzelnen Events. Prüft Tarifgrenze und tatsächliche Platzplanung deshalb getrennt.
Ticket
Berechtigungsnachweis für die Teilnahme an einem Event — kostenlos oder kostenpflichtig.
Tickets enthalten meist QR-Code, Ticket-Typ (Early Bird, VIP, Student), Personalisierung und Rechnung. Bei steuerlich relevanten Tickets: 8 Jahre Aufbewahrungspflicht (§ 147 AO, § 14b UStG).
Ticket-Typ
Ticket-Kategorie mit eigenem Preis, Kontingent und ggf. Sichtbarkeits-Zeitraum.
Typische Ticket-Typen: Early Bird (begrenzt + günstig), Standard, Late Bird (teurer), Mitglieder-Preis (mit Code), Speaker / Sponsor (frei). Sichtbarkeit zeitlich gestaffelt — Early Bird verschwindet nach 30 Tagen automatisch.
Track
Thematische Gruppierung von Sessions innerhalb einer Konferenz — z. B. „Technik", „Business", „Praxis".
Tracks helfen großen Konferenzen, parallele Sessions sinnvoll zu strukturieren. Pro Track ein farbliches Etikett, Gäste filtern und planen ihre Agenda.
V
Verantwortlicher
DSGVO-Begriff (Art. 4 Nr. 7): die Stelle, die über Zwecke und Mittel der Datenverarbeitung entscheidet.
Bei Events meist der Veranstalter / Organisator. Pflichten: Datenschutz-Erklärung, AV-Verträge, Auskunfts- und Lösch-Bereitschaft. Mehrere gemeinsam Verantwortliche sind möglich (Art. 26 DSGVO) — z. B. bei Kooperations-Events.
Vereinsregister
Amtliches Register beim Amtsgericht, in dem eingetragene Vereine (e. V.) geführt werden.
Eintragung im Vereinsregister verleiht Rechtsfähigkeit (BGB § 21). Veröffentlicht: Vereinsname, Sitz, Vorstand, Satzung. Für Steuer- und Bank-Themen meist Pflicht. Auszug aktuell halten — bei Vorstands-Wechsel innerhalb 4 Wochen ändern.
Veröffentlichung
Die ausdrückliche Freigabe einer vorbereiteten Eventansicht für ihre Zielgruppe.
Vor der Veröffentlichung prüft ihr Inhalte, Sichtbarkeit und Rückmeldeweg. Ein gespeicherter Entwurf ist noch keine Einladung. Nach dem Freigeben soll für das Team klar sein, welcher Stand geteilt wurde und wo Änderungen gepflegt werden.
W
Wallet-Pass
Digitales Ticket im Apple Wallet oder Google Wallet — auf dem Lockscreen verfügbar.
Wallet-Pässe erhöhen die Auffindbarkeit am Einlass um 60 %. Update auf der Wallet möglich, wenn sich Daten ändern (z. B. Saal-Wechsel). Erstellung über `.pkpass` (Apple) oder Google Wallet API.
Warteliste
Liste von Personen, die sich angemeldet haben, aber wegen Vollauslastung noch keinen Platz haben.
Warteliste rückt automatisch nach, sobald eine Absage eingeht. Senkt No-Show-Effekt und sorgt für Voll-Auslastung. Wartende erhalten Mail mit befristetem Bestätigungs-Link (z. B. 24 h Zeit).
Widerruf
Recht eines Gastes, eine erteilte Einwilligung jederzeit zurückzunehmen — ohne Nachteil und ohne Angabe von Gründen.
Widerruf wirkt für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO). Bei Newsletter: Abmelde-Link in jeder Mail Pflicht. Bei Foto-Einwilligung: bestehende Bilder müssen entfernt werden, sobald Widerruf eingeht.
Z
Zahlungsanbieter
Dienstleister, der Kreditkarten, SEPA, Apple Pay etc. PCI-konform abwickelt.
Zahlungsanbieter verarbeiten Kartendaten in ihrem jeweiligen Verantwortungs- und Zertifizierungsumfang. Welche Referenz- und Transaktionsdaten im Event-Tool verbleiben, hängt von der konkreten Integration ab; Anbieter und Transfers müssen dokumentiert werden.
Zeitplan
Programm-Ablauf eines Events mit Sessions, Pausen und Logistik-Punkten.
Zeitplan im Tool steuert: Sichtbarkeit für Gäste, Erinnerungen (Pause-Ende), Saal-Belegung, Catering-Trigger. Druck-PDF + Online-Ansicht aus derselben Datenquelle.
Zugangskontrolle
Mechanismus, mit dem nur berechtigte Personen einen Bereich oder ein Event betreten dürfen.
Zugangskontrolle bei Events nutzt QR-Scan + Status-Prüfung. Differenzierung möglich: Standard-Tickets nur Hauptsaal, VIP zusätzlich Lounge, Speaker Backstage. Audit-Log pro Scan.