Vorlagen

Praktische Event-Vorlagen für Planung, Daten und Einlass

Direkt nutzbare Strukturen für Teams, die nicht mit leeren Tabellen starten wollen. Diese Vorlagen sind Orientierungshilfen, keine Rechtsberatung und kein Ersatz für individuelle Prozessprüfung.

Eventtag-Runbook

Zeitplan für Aufbau, Einlass, Programm, Eskalationen und Nachbereitung.

T-7 Tage: Gästeliste bereinigen, Rollen prüfen, Erinnerungsmail vorbereiten
T-1 Tag: QR-Scanner testen, Offline-Liste exportieren, Supportkontakt festlegen
T-0 Aufbau: WLAN, Check-in-Lanes, Beschilderung und Ersatzgerät prüfen
T-0 Einlass: Sonderfälle markieren, No-Show-Stand protokollieren
T+1: Check-in-Quote, Rückfragen und offene Datenschutzanfragen dokumentieren

CSV-Gästeliste

Spaltenvorschlag für Import, Segmentierung und späteren Check-in.

E-Mail
Vorname
Nachname
Firma oder Verein
Tickettyp
RSVP-Status
Ernährungshinweis
Fotoeinwilligung
Newsletter-Opt-in
Teamnotiz

DSGVO-Checkliste

Prüfpunkte für Datensparsamkeit, Einwilligung, Löschfrist und Auftragsverarbeitung.

Nur Daten abfragen, die für Durchführung oder Abrechnung benötigt werden
Foto-, Newsletter- und Tracking-Einwilligungen getrennt erfassen
Pflichtfelder und optionale Felder sichtbar unterscheiden
Löschfrist nach Event definieren und steuerliche Belege separat behandeln
AVV und Datenschutzinformationen vor produktiver Nutzung prüfen

Check-in-Setup

Praktischer Aufbau für QR-Einlass mit Ersatzpfad bei Geräte- oder Netzproblemen.

Eine Lane pro 300-500 erwartete Gäste planen
QR-Code, Namenssuche und Sonderfall-Liste testen
Backup-Gerät und Powerbank je Lane bereitlegen
Rollen klären: Scanner, Sonderfall, Leitung, Support
Nach 15 Minuten Einlassdaten prüfen und Personal verschieben

Vom Template zum Ablauf

EVUSION verbindet diese Vorlagen mit wiederkehrenden Eventabläufen: Registrierung, Gästeliste, Einwilligung, Check-in und Nachbereitung bleiben zusammen.

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