Gästeliste nach DSGVO — was wirklich Pflicht ist
Eine Gästeliste nach DSGVO braucht eine dokumentierte Rechtsgrundlage, Zweckbindung und definierte Löschfristen. Für die Beurteilung internationaler Datentransfers müssen die tatsächlich eingesetzten Anbieter, Orte und Übermittlungsmechanismen dokumentiert werden.
Schritt für Schritt
- 1
Datensparsamkeit durchsetzen
Nur Felder erheben, die für die Durchführung gebraucht werden. Geburtsdatum nur bei Altersnachweis.
- 2
Einwilligungen separat dokumentieren
Foto-, Newsletter- und Tracking-Einwilligung getrennt erfassen — keine Pflicht-Einwilligung mit Buchung verknüpfen.
- 3
Löschplan automatisieren
System löscht nach Event + 30 Tagen, sofern keine steuerliche Aufbewahrungspflicht greift.
- 4
Auftragsverarbeitung mit Anbieter regeln
Rollen und Unterauftragsverarbeiter im AV-Vertrag dokumentieren; internationale Transfers separat bewerten.
Häufige Fragen
- Brauche ich für eine Gästeliste eine Einwilligung?
- In der Regel nein — Rechtsgrundlage ist die Vertragsdurchführung (Anmeldung). Einwilligung nur für optionale Zwecke wie Newsletter oder Fotos.
- Wie lange darf ich Gästedaten speichern?
- Steuerlich relevante Belege (z. B. bezahlte Tickets) 8 Jahre, übriger Datenbestand sollte nach Zweckerfüllung gelöscht werden — in der Praxis 30–90 Tage nach Event.
Cluster-Pfad und interne Links
Dieses Thema gehört zum Cluster DSGVO. Für eine vollständige Einordnung sind verwandte Themen, Glossar-Begriffe und passende Funktionen direkt verlinkt.
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